Privacy: accesso all'email dopo la fine del rapporto di lavoro

Privacy: accesso all'email dopo la fine del rapporto di lavoro

Il lavoratore può accedere ai messaggi del proprio account email aziendale e ai documenti presenti nel pc dopo la fine del rapporto di lavoro (GPDP – nota 15 aprile 2026 n. 546)

È quanto ha affermato il Garante per la protezione dei dati personali accogliendo il reclamo di un ex dipendente di una compagnia assicurativa, che aveva chiesto copia dei messaggi della propria casella di posta elettronica aziendale e dei documenti salvati nel pc.

La società aveva effettuato un accesso alla posta elettronica dell’ex dipendente e, dopo averne esaminato il contenuto, aveva fornito esclusivamente i messaggi ritenuti “strettamente personali”, escludendo quelli legati all’attività lavorativa.

Secondo il Garante, il diritto di accesso riguarda tutti i dati personali, comprese le comunicazioni intercorse tramite un account aziendale individualizzato.

Non è, quindi, legittimo selezionare preventivamente i contenuti da fornire né limitarli o oscurarli sulla base della distinzione tra ambito personale e professionale. Eventuali limitazioni devono essere motivate da specifiche e comprovate ragioni, come la tutela di segreti aziendali

Nel caso di specie, l’Autorità ha, inoltre, rilevato criticità nella gestione dei dati, in particolare per la mancanza di trasparenza nelle informative e per i tempi di conservazione delle email (5 anni) e dei dati di navigazione (12 mesi), ritenuti non proporzionati rispetto alle finalità dichiarate.

di Francesca Esposito

Fonte normativa

• GPDP – nota 15 aprile 2026 n. 546